Woongoed: van handmatig naar automatisch leegstandsbeheer

Woningcorporaties zoals Woongoed Middelburg hebben regelmatig te maken met vertrekkende huurders en nieuwe bewoners die hun intrek nemen. Vroeger betekende dat: handmatig energiecontracten aan- en afmelden. Met de DELTA Internet Verhuis Assistent (DIVA) schakelt het energiecontract automatisch om zodra een woning leeg komt te staan of opnieuw wordt verhuurd.

‘Woningcorporaties hebben vaak meerdere panden met verschillende leegstandsmomenten. DIVA zorgt ervoor dat energiebeheer geen losse handelingen meer zijn, maar gewoon vanzelf gaat,’ vertelt Niels de Feijter, senior accountmanager bij DELTA Energie.

Ontzettend veel voordelen

Woongoed Middelburg werkt al ruim 15 jaar met DELTA Energie en ziet de voordelen van dit slimme systeem dagelijks in de praktijk.

‘We hebben jaarlijks zo’n 360 reguliere verhuizingen,’ vertelt Nienke Dekker, medewerker Klant & Wonen bij Woongoed. ‘Dat betekent dat we vrijwel elke dag te maken hebben met leegstand. Dankzij DIVA verloopt het opzeggen van energiecontracten automatisch.’

Vroeger moesten medewerkers zoals Nienke handmatig inloggen, om woningen aan- en afmelden en alles apart bij te houden. Niels legt uit; ‘Nu is het een geautomatiseerd proces. Zodra een woning leeg komt te staan, gaat het energiecontract via DIVA automatisch van start. Wanneer een nieuwe huurder intrekt, stopt het contract weer.’

Koppeling met Datarotonde

Woongoed werkt samen met Datarotonde, een tussenpartij die zorgt voor de koppeling tussen DIVA en het systeem van de woningcorporatie. ‘Wij drukken op de knop ‘contract opzeggen’ en via Datarotonde wordt dit direct doorgevoerd in DIVA. Zo hebben we geen losse handelingen meer en verloopt alles efficiënt’ vertelt Nienke.

Zoals Niels het zelf zegt: ‘Wij willen dat woningcorporaties zo min mogelijk omkijken hebben naar energiebeheer bij leegstand. DIVA en Datarotonde werken volledig geïntegreerd en nemen zo een groot deel van de administratie uit handen. Dat scheelt alle partijen een hoop tijd.’

Kosten en efficiëntie

Toch kan er tijdens een drukke periode iets misgaan bij het aan- of afmelden van een energiecontract. Dat kan leiden tot onnodige kosten of zelfs afsluiting van de elektra.

'Zodra een huurder de woning betrekt, moet de woningcorporatie het energiecontract direct goed afmelden. Anders kan de nieuwe huurder op onze kosten energie verbruiken.' legt Nienke uit.

Heldere afspraken over leegstand

DELTA Energie werkt daarom met een vast tarief per leegstanddag, zonder dat meterstanden nodig zijn. Dit zorgt voor transparantie en eenvoud.

‘Samen met Woongoed maken we vooraf een inschatting van het aantal leegstandsdagen,’ legt Niels uit. ‘Bijvoorbeeld: als wij berekend hebben dat er 80.000 leegstandsdagen zullen zijn, factureren we dat bedrag vooraf, verdeeld over voorschotfacturen. Blijkt later dat er meer of minder dagen waren, dan wordt dat verrekend in een volgende factuur of teruggestort.’

Slim geregeld voor woningcorporaties

'Het mooie is dat alles onder één contract valt. Je hoeft niet per woning aparte facturen te verwerken, waardoor het energiebeheer een stuk overzichtelijker wordt. Zo kunnen woningcorporaties efficiënter werken,' zegt Niels.

Woongoed ervaart deze voordelen: ‘DIVA bespaart ons enorm veel tijd en voorkomt fouten. Daardoor kunnen wij ons richten op wat écht belangrijk is: het bieden van goede, betaalbare woningen voor onze huurders,’ aldus Nienke.